Bab 1
Menggunakan Perkhidmatan Mel Elektronik (E-mail)

Bab ini memberi anda imbasan tentang cara-cara menggunakan perkhidmatan mel elektronik (E-mail) dengan menggunakan Outlook Express sebagai klien mail (mail client).

1.1 Membuat ‘Setting’ untuk Akaun Mel Elektronik

Contoh yang diberikan dalam bab ini adalah menggunakan para pengguna di bawah kategori Kerajaan Elektronik (Gov). Lain-lain pengguna kemungkinan mempunyai maklumat yang berlainan. Sila rujuk kepada maklumat yang diberikan mengenai akaun Sabah.Net anda daripada pihak Sabah.Net. Walaubagaimanapun, proses mengubah seting adalah sama.

Sebagai contoh: Sila lihat maklumat pengguna yang bernama Ahmad Zulkifri, maklumat dibawah adalah maklumat yang telah diberi oleh KIT. Dengan menggunakan maklumat seperti berikut, maka konfigurasi untuk e-mel pengguna ini adalah seperti berikut;

ID Pengguna: Ahmad.Zulkifri

Kata Laluan: eg9999

Alamat Email: Ahmad.Zulkifri @sabah.gov.my

Outgoing mail (SMTP) server : smtp.sabah.net.my

Incoming mail server : mail.sabah.gov.my

 

 

Langkah 1: Dari menu Tools dalam tingkap Outlook Express , pilih ‘Accounts’ dan rajah 1.1 akan kelihatan.

 

                                                                                            Rajah 1.1

Langkah 2: ‘Tab’ ke kategori Mail. Pergi ke butang Add dan Mail (lihat rajah 1.1).

Langkah 3: Taipkan nama anda didalam kotak ‘Display name’ (lihat rajah 1.2) seperti yang telah diberikan melalui pengesahan pengaktifan akaun oleh pihak Sabah.Net (Sabah Net Sdn. Bhd. atau Unit Kemajuan IT). Lihat contoh Rajah 1.2

Rajah 1.2

Langkah 4: Klik Next dan sila pilih ‘I already have an email address that I’d like to use’. Kemudian taip alamat e-mel seperti yang telah diberikan oleh Sabah.Net atau Unit Kemajuan IT (lihat contoh di rajah 1.3).

 

Rajah 1.3

 

Langkah 5: Klik butang Next dan taipkan nama e-mel server anda (seperti yang telah diberikan oleh Sabah.Net atau KIT). Untuk mengetahui lebih lanjut tentang ‘setting’ bagi e-mel server anda, sila rujuk ke Bahagian 1.3

 

Rajah 1.4

 

Langkah 6: Klik Next dan taipkan nama bagi akaun anda tersebut, lihat rajah 1.5. Sekiranya anda ingin komputer anda mengingati kata laluan (password) anda, sila coret (tick) ‘Remember Password’ kemudian taiplah password anda, jika tidak pergi terus ke tingkap seterusnya.

Rajah 1.5

 

Langkah 7: Klik butang Next dan anda akan diberitahu bahawa anda telah berjaya membuat akaun untuk e-mel anda.

Rajah 1.6

 

Langkah 8: Dan akhir sekali, klik butang Finish dan rajah 5.7 akan kelihatan dengan maklumat akaun yang baru anda buat sebentar tadi. Sila pergi ke  Bahagian 1.2. sekiranya anda ingin menukar ‘Setting’ bagi nama akaun tadi (lihat perkataan yg ditanda biru)

 

Rajah 1.7

 

 

 

1.2 Menukar ‘Setting’ nama untuk Akaun Mel Elektronik

Langkah 1: Pergi ke menu Tools, pilih Accounts (rajah 1.8 akan ‘pop-up’), kemudian pergike kategory‘Mail’. Klik butang ‘Properties’ (lihat anak panah) dan tingkap seperti rajah 1.9 akan kelihatan.

Rajah 1.8

 

Rajah 1.9

Langkah 2: Sila taip alamat e-mel (seperti yang ditunjukkan) dan coret (tick) kotak ‘Include this account when receiving mail or synchronizing’, kemudian klik butang ‘Apply'.

Langkah 3: Tab ke kategori ‘Servers’ dan pastikan ‘Incoming’ dan ‘Outgoing’ untuk e-mel anda adalah betul (sila lihat Bahagian 1.3 untuk maklumat lanjut), lihat contoh rajah 1.10

Rajah 1.10

 

1.3 Susunan Konfigurasi untuk Mel Servers

Didalam bab ini anda akan diberitahu tentang konfigurasi/setting untuk akaun e-mel anda (bersesuaian dengan jenis akaun yang anda miliki). Adalah penting untuk memastikan konfigurasi e-mel anda adalah betul.

1.3.1 Konfigurasi Untuk Akaun Public (NET)

Incoming Mel Server: mail.sabah.net.my

Outgoing Mel Server: smtp.sabah.com.my

1.3.2 Konfigurasi Untuk Akaun Educational/Student (EDU)

Incoming Mel Server: mail.sabah.edu.my

Outgoing Mel Server: smtp.sabah.com.my

1.3.3 Konfigurasi Untuk Akaun Commercial (COM)

Incoming Mel Server: mail.sabah.com.my

Outgoing Mel Server: smtp.sabah.com.my

1.3.4 Konfigurasi Untuk Akaun Organisation (ORG)

Incoming Mel Server: mail.sabah.org.my

Outgoing Mel Server: smtp.sabah.com.my

1.3.5 Konfigurasi Untuk Akaun Government (GOV)

Incoming Mel Server: mail.sabah.gov.my

Outgoing Mel Server:smtp.sabah.net.my

 

1.4 Membuat ‘Folder’ Untuk Setiap Akaun E-mel yang berlainan

Bab ini akan menerangkan cara-cara untuk membuat ‘Folder’ yang berlainan untuk setiap akaun e-mel anda.

Langkah 1: Pergi ke tingkap ‘Folders’ dan klik kanan tetikus anda, kemudian pilih ‘New Folder’ didalam menu tersebut (lihat contoh rajah 1.11). Tingkap seperti rajah 1.12 akan ‘pop-up’ sebaik sahaja anda klik menu tersebut.

Rajah 1.11

Langkah 2: Taipkan nama yang anda ingin gunakan untuk ‘folder’ tersebut. Selepas itu klik butang ‘OK’. Sila lihat rajah 1.12 dibawah.

 

Rajah 1.12

 

Sila perhatikan rajah 1.13, anda akan dapat melihat ‘Folder’ yang baru dibuat tadi.

 

 

Rajah 1.13

 

 

 

 

 

1.5 Membuat ‘Rules’ untuk Mesej

Bab ini menerangkan cara-cara untuk membuat ‘Rules’ bagi setiap mesej untuk setiap akaun(sekiranya anda mempunyai lebih dari satu akaun e-mel). Dengan itu, setiap mesej atau e-mel yang baru akan di hantar terus ke dalam ‘Folder’ yang anda kehendaki. Rules untuk setiap mesej anda mungkin berlainan daripada apa yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 1: Pergi ke menu Tools, Message Rules dan kemudian pilih Mail.

Langkah 2: Didalam menu ‘Message Rules’ (lihat rajah 1.14) klik butang ‘New’ dan tingkap New Mail Rule akan “pop-up”

 

Rajah 1.14

Langkah 3: Dibawah menu 1 ‘Select you Conditions for your rule:’ sila coret (tick) ‘Where the TO or CC line contains people’. Kemudian pergi ke menu 2 ‘Select the Actions for your rule:’ dan coret (tick) ‘Move it to the specified folder’ (sila perhatikan sebaik sahaja anda memilih ‘Condition(s) dan ‘Action(s) tersebut, perkataan berwarna biru akan kelihatan di kotak menu 3 – lihat rajah 1.15).

Rajah 1.15

Langkah 4: Di menu 3 ‘Rule Description’ sila klik ‘contains people’ dan tingkap seperti rajah 1.16 akan kelihatan, kemudian taiplah nama/perkataan yang anda inginkan (lihat contoh rajah 1.16) dan klik butang ‘Add’ & ‘OK’.

Rajah 1.16
 

 

Langkah 5: Selepas itu klik perkataan ‘Specified’ dan pilihlah ‘Folder’ yang terdapat didalam ‘Inbox’ anda – iaitu folder yang anda ingin gunakan untuk menyimpan e-mel untuk akaun tersebut (lihat rajah 1.17).

Rajah 1.17

Sekiranya didalam ‘Inbox’ anda masih belum mempunyai sebarang ‘folder’, sila klik butang ‘New Folder’ dan taip nama untuk ‘folder’ tersebut.

Langkah 6: Klik butang ‘OK’ dan tingkap ‘New Mail Rule’ akan kelihatan seperti rajah 1.18

Rajah 1.18

Langkah 7: Klik butang ‘OK’ dan tingkap Message Rules (seperti rajah 1.14) akan kelihatan. Klik sekali lagi butang ‘OK’

 

1.6 Mendapatkan dan Membaca Mesej baru

 

Langkah 1: Klik butang ‘Send/Recv’ di ‘toolbars’ Outlook Express anda dan pilih ‘Send and Receive All’ (lihat rajah 1.19). Atau anda boleh juga menekan Ctrl M di 'keyboard’ anda

Menunjukkan      anda mempunyai mesej baru
 

Rajah 1.19

 

Langkah 2: Masukkan kata laluan anda didalam kotak ‘Password’ dan klik butang ‘OK’ (lihat rajah 1.20)

 

Rajah 1.20

 

Bagi setiap mesej baru yang anda terima, ‘folder’ akaun e-mel anda akan bertukar menjadi ‘bold’

 

Langkah 3: Klik ‘folder’ tersebut untuk melihat/membaca mesej anda. Lihat rajah 1.21

 

 

 

 

 

Rajah 1.21

1.7 Mengarang mesej baru

Apabila anda mengarang mesej baru atau membalas semula mesej yang sedia ada, anda perlu mendapatkan tingkap New Message supaya anda boleh menaip teks mesej anda. Untuk mendapatkan tingkap ini, anda perlulah mengikuti langkah-langkah dibawah:-

Langkah 1: Klik butang New Mail di toolbars Outlook Express anda (seperti Rajah 1.21), dan anda akan dapat melihat skrin seperti Rajah 1.22.

 

 

Rajah 1.22

Langkah 2: Taipkan nama si penerima didalam kotak To, atau anda boleh memilih nama si penerima dengan menekan butang To tersebut.

Langkah 3: Taiplah semua maklumat yang anda kehendaki, dan klik butang Send.

1.8 Membalas Mesej

 

Langkah 1: Buka mesej yang anda ingin balas.

Langkah 2: Klik Reply sekiranya anda ingin membalas mel kepada si Penghantar sahaja. Pilih Reply All jika anda ingin membalas mel kepada si penghantar mesej itu serta menghantar salinan karbon (cc:) balasan anda kepada semua yang telah menerima mesej asal itu.

Langkah 3: Tingkap New Message akan kelihatan. Dalam jendela tersebut, periksa alamat tersebut untuk memastikan ianya adalah betul. Messenger akan menghantar balasan itu secara automatik kepada penerima-penerima yang disenaraikan dalam Reply-To mesej asal.

Langkah 4: Taipkan mesej anda didalam kotak mesej.

Langkah 5: Klik ‘Send’ untuk menghantar mesej tersebut 

1.9 Mengirim semula Mesej (Forwarding)

 

Langkah 1: Pilih mesej yang anda ingin kirim semula.

Langkah  2: Klik Forward.

Langkah 3: Taip alamat penerima mel yang anda ingin hantar mesej tersebut, atau klik butang Address yang terdapat di toolbar

Langkah 4: Taip mesej anda didalam kawasan mengarang mesej

Langkah 5: Kemudian klik butang Send untuk menghantar mesej tersebut.

1.10 Memasukkan Fail Sertaan Ke Mesej

Langkah 1: Klik butang New Message dalam toolbar Outlook Express

Langkah2: Didalam tingkap New Mail, klik butang ini (lihat Rajah 1.22)

Langkah 3: Pilih fail yang anda ingin lampirkan bersama mesej

Langkah 4: Klik butang Attach.

Langkah 5: Akhir sekali klik butang Send

Tip : Sekiranya anda ingin melampirkan lebih daripada satu fail, apa yang harus anda lakukan ialah, tekan kekunci Ctrl  yang terdapat di ‘keyboard’ anda dan klik fail-fail yang anda ingin lampirkan.

1.11 menghapuskan Mesej

Langkah 1: Pilih tajuk mesej yang anda ingin hapuskan di dalam senarai. Untuk menghapuskan lebih daripada satu mesej, tekan terus kekunci Control (Ctrl) dan klik mesej-mesej tersebut.

Langkah 2: Dari menu Edit, pilih Delete.

1.12 Melihat dan Menyimpan Lampiran

Langkah 1: Klik sekali mel yang mempunyai lampiran dan anda akan dapat melihat lampiran itu di kotak mesej (Message Box) anda. Sekiranya lampiran itu menggunakan format MS Excel, Word atau lain-lain, sila klik tanda di sebelah kanan ‘Message Box’ anda (lihat rajah 1.22) dan klik ‘Open it’.

Rajah 1.22

Langkah 2: Untuk menyimpan lampiran tersebut, sila klik ‘Save Attachments’ dan tingkap dibawah akan kelihatan :

Rajah 1.23

Langkah 3: Akhir sekali klik butang ‘Save’.

1.10 Menukar Kata Laluan

Prosedur yang disenaraikan adalah untuk para pengguna Kerajaan Elektronik.

Para pengguna disyorkan untuk menukar kata laluan mereka sebulan sekali sebagai langkah berjaga-jaga. Untuk menukar kata laluan anda:

Langkah 1: Lancarkan Internet Explorer.

Nota: Anda mungkin perlu memberitahu dan e-mail kepada mailadmin@sabah.net.my jika anda ingin menggunakan kata laluan baru tersebut untuk capaian dailan modem.

Langkah 2: Pergi ke laman: http://mail.sabah.gov.my:8888. Jika anda bukan pengguna Kerajaan ( bukan @sabah.gov.my), sila pergi ke laman Pengurusan Akaun Pengguna.

Langkah 3: Anda akan dapat melihat jendela login. Taip ID Pengguna dan kata laluan yang sedia ada, kemudian klik OK.


Rajah 1.25

Langkah 4: Dibawah kategori ‘General’ klik ‘Change Password (Dialup & Emai)’

Rajah 1.26

Langkah 5: Masukkan ID Pengguna anda. Selepas itu masukkan kata laluan anda yang sedia ada di kotak Old Password, dan kata laluan lama anda di dua kotak akhir seterusnya.


Rajah 1.27

 

Langkah 6: Klick butang Submit.

Nota: Anda mungkin perlu memberitahu dan e-mail kepada mailadmin@sabah.net.my jika anda ingin menggunakan kata laluan baru tersebut untuk capaian dailan modem.